Regulamin uczestnictwa w konferencji

1. Postanowienia ogólne

1.1. XLVII Krajowa Konferencja Naukowo-Szkoleniowa Ucho2024 – Problemy otorynoloryngologii dziecięcej w codziennej praktyce, nazywanej dalej „Konferencją”, odbędzie się w dniach 15-17 września 2024 roku w Kajetanach. Hotel Park Kajetany*** ul. Mokra 7, Kajetany, 05-830 Nadarzyn, www.parkkajetany.pl Światowe Centrum Słuchu, ul. Mokra 17, Kajetany, 05-830 Nadarzyn, www.ifps.org.pl

1.2. Organizatorem Konferencji jest Instytut Narządów Zmysłów z siedzibą przy ul. Mokrej 1 w Kajetanach, 05-830 Nadarzyn, NIP 534-24-09-841, REGON 141684503, zwany dalej „Organizatorem”. Współorganizatorem Konferencji jest Instytut Fizjologii i Patologii Słuchu, z siedzibą przy ul. Mochnackiego 10, 02-042 Warszawa, NIP 526-17-44-423, REGON 011692096, zwany dalej „Współorganizatorem”.

1.3. W Konferencji mogą wziąć udział osoby zarejestrowane zgodnie z punktem 2. niniejszego Regulaminu.

1.4. Postanowienia niniejszego Regulaminu są wiążące dla wszystkich uczestników, stanowią integralną część rejestracji udziału w Konferencji i umowy o uczestnictwo w Konferencji.

1.5. Oficjalna strona internetowa Konferencji znajduje się pod adresem https://konferencjaucho.pl

1.6. Organizator zastrzega sobie prawo do wykorzystania adresu e-mail podanego podczas rejestracji uczestnika Konferencji w celu powiadamiania uczestników o wszelkich zmianach w programie Konferencji, Regulaminie oraz w przypadku udzielenia przez Uczestnika takiej zgody, również w celach informacyjnych.

2. Zasady rejestracji internetowej

2.1. Rejestracja uczestnika Konferencji (zwana dalej „Rejestracją”) jest ograniczona liczbą dostępnych miejsc. Zgłoszenia będą przyjmowane do wyczerpania dostępnych miejsc.

2.2. Rejestracja oraz uczestnictwo w Konferencji są odpłatne. Rejestracja jest obowiązkowa, prowadzona przez Internet i trwa do wyczerpania wszystkich miejsc, nie później jednak niż do 15 września 2024 r., zgodnie z poniższym harmonogramem i opłatami:

Opłata dokonana do	Studenci* oraz osoby pracujące jako audiofonolodzy, protetycy słuchu, logopedzi, neurologopedzi, osoby w trakcie specjalizacji z otolaryngologii, otolaryngologii dziecięcej, audiologii i foniatrii	Członkowie Polskiego Towarzystwa Otolaryngologów Dziecięcych, Członkowie Towarzystwa Otorynolaryngologów, Foniatrów i Audiologów Polskich, Członkowie Polskiego Towarzystwa Pediatrycznego*	Pozostali uczestnicy
30.05.2024	90 zł	350 zł	490 zł
01.07.2024	110 zł	390 zł	550 zł
30.08.2024	190 zł	450 zł	610 zł
31.08.2024	290 zł	490 zł	620 zł

2.3. Standardowa opłata rejestracyjna, po 31.08.2024 roku wynosi 620 zł.

2.4 O wysokości opłaty rejestracyjnej decyduje data jej dokonania, a nie data rejestracji.

2.5. Na Konferencję można zarejestrować się wyłącznie online na stronie: https://konferencjaucho.pl

2.6. Z zastrzeżeniem postanowienia punktu 2.9 poniżej Rejestracja oznacza, że umowa o uczestnictwo w Konferencji została zawarta zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu, co umożliwia: a/ udział w warsztatach i wykładach b/ materiały konferencyjne, c/ przerwy kawowe i obiadowe, d/ udziału w kolacji konferencyjnej.

2.7. Program Konferencji jest dostępny na stronie internetowej Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w programie Konferencji w dowolnym momencie.

2.8. Dostępność miejsc na Konferencji w systemie rejestracji podlega kolejności rejestracji.

2.9. W przypadku braku miejsc dostępnych dla uczestników Konferencji, data dokonania rejestracji ma decydujące znaczenie przyjęcia bądź nie przez Organizatora wniosku o rejestrację. Uczestnik zostanie poinformowany drogą mailową o ewentualnym odrzuceniu jego rejestracji z powodu braku miejsc.

2.10. Rejestracji należy dokonać osobiście – potwierdzenie rejestracji zostanie wydane na pełne imię i nazwisko podane w formularzu rejestracyjnym. Osoba, która zarejestrowała się poprawnie i której rejestracja nie została odrzucona zgodnie z pkt 2.9 powyżej, zwana jest dalej „Uczestnikiem Konferencji”.

2.11. Użytkownik gwarantuje, że wszystkie dane przekazane do rejestracji są prawidłowe.

2.12. Aby ukończyć rejestrację, Uczestnik musi złożyć oświadczenie o zapoznaniu się z treścią niniejszego Regulaminu i jego akceptacji oraz wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach związanych z realizacją Umowy.

2.13. Po wypełnieniu i potwierdzeniu prawdziwości danych w formularzu rejestracyjnym na podany w nim adres e-mail zostanie wysłana wiadomość będąca potwierdzeniem otrzymania zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji, a po dokonaniu opłaty za udział w Konferencji, zostanie bilet uprawniający do wstępu na Konferencję.

2.14. Uprawnienia do niższej ceny za rejestrację na Konferencję będą sprawdzane przy wejściu na Konferencję. Brak dokumentu potwierdzającego prawo do zniżki oznacza dopłatę do standardowej ceny, o której mowa w punkcie 2.3.

2.15. Do 30 sierpnia możliwy jest zwrot opłaty za rejestrację bez podania powodu. Po 31 sierpnia 2024 r. nie ma możliwości zwrotu opłaty za rejestrację konferencję.

3. Zasady uczestnictwa w Konferencji odbywającej się w Warszawie w dniach 15-17 września 2024 r.

3.1. Uczestnicy Konferencji mogą przebywać tylko w obszarach wyznaczonych/ wskazanych przez Organizatora.

3.2. Osoby przebywające w budynku, w którym odbywa się Konferencja, zobowiązane są do przestrzegania zaleceń osób z obsługi Konferencji, których obowiązkiem jest zapewnienie bezpieczeństwa i porządku Uczestnikom Konferencji.

3.3. Na teren Konferencji zabrania się wnoszenia broni i innych niebezpiecznych przedmiotów, o których mowa w Ustawie o broni i amunicji: materiałów wybuchowych, materiałów pirotechnicznych, materiałów łatwopalnych; napojów alkoholowych; narkotyków i substancji psychotropowych oraz zabrania się posiadania ww. przedmiotów i substancji w trakcie trwania Konferencji.

3.4. W budynku, w którym odbywa się Konferencja, palenie papierosów jest zabronione.

3.5. Osoby z obsługi Konferencji – posiadające stosowne identyfikatory zawierające pełne imię i nazwisko – mają prawo:

a) sprawdzić i ustalić prawo do udziału w Konferencji, a w przypadku braku takiego prawa, mogą zgodnie z Regulaminem odmówić uczestnictwa i poprosić o opuszczenie Konferencji,

b) sprawdzić dowody tożsamości w celu ustalenia tożsamości uczestników,

c) sprawdzić zawartość bagażu w przypadku podejrzenia, że dana osoba wnosi lub posiada przedmioty, o których mowa w pkt 3.3. Regulaminu.

3.6. Każda z osób z obsługi Konferencji będzie posiadała identyfikator z pełnym imieniem i nazwiskiem.

3.7. Osoby nietrzeźwe, pod wpływem narkotyków, substancji psychotropowych lub innych substancji o podobnych skutkach, osoby, które zachowują się agresywnie, prowokacyjnie lub w inny sposób stanowią zagrożenie dla bezpieczeństwa lub porządku publicznego, posiadają przedmioty określone w pkt 4.3. Regulaminu, odmawiają poddania się czynnościom, o których mowa w pkt 3.5. a–c) Regulaminu i osoby, na które nałożono środek w formie zakazu wstępu na Konferencję, nie zostaną wpuszczone na teren Konferencji.

3.8. Osoby, których zachowanie zakłóca porządek publiczny lub jest niezgodne z zasadami, zostaną usunięte z miejsca Konferencji.

3.9. Osoby, które w oczywisty sposób stanowią bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego, jak również chronionego mienia, mogą zostać zatrzymane w celu przekazania ich policji.

3.10. Uczestnikom Konferencji zabrania się filmowania i fotografowania bez zgody Organizatora. Powyższa zgoda musi być wyrażona na piśmie, inaczej uznana będzie za nieważną.

3.11. Osoby, które zniszczą lub uszkodzą sprzęt, urządzenia lub pomieszczenia, w których odbywa się Konferencja, ponoszą odpowiedzialność finansową za szkody.

3.12. Uczestników Konferencji obowiązuje również regulamin obiektu, w którym odbywa się Konferencja.

3.13. Regulamin dostępny jest na strona stronach internetowych obiektów, w których odbywa się Konferencja.

4. Prawo Organizatora do rejestrowania i publikowaniamateriałów związanych z przebiegiem Konferencji

4.1. Ze względu na naukowy charakter Konferencji i potrzebę merytorycznej dokumentacji jego przebiegu, Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do rejestrowania i publikowania materiałów związanych z przebiegiem Konferencji i udostępniania tych materiałów stronom trzecim oraz wykorzystywania wizerunku osób zarejestrowanych na tych materiałach.

4.2. Akceptując niniejszy Regulamin, uczestnicy Konferencji wyrażają zgodę na nieodpłatne wykorzystanie, reprodukcję, rozpowszechnianie i publikowanie swojego wizerunku utrwalonego za pomocą aparatu fotograficznego lub/i kamery, w materiałach promocyjnych, informacyjnych, edukacyjnych i innych związanych z działalnością organizatora, zarówno w formie drukowanej, jak i elektronicznej, na terenie całego świata i na czas nieograniczony.

4.3. Wyrażenie zgody o której mowa w punkcie 4.3 jest dobrowolne i można je w każdej chwili wycofać, jednak nie wpłynie to na legalność przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

5. Zmiany w Regulaminie

5.1. Organizator zastrzega sobie wyłączne prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie bez zmiany podstawowych zasad Konferencji. Zmiany Regulaminu nie mogą naruszać praw nabytych przez Uczestników. Zmiany nie wymagają uzasadnienia.

5.2. Wszelkie informacje o zmianach lub zmianach w Regulaminie zostaną natychmiast opublikowane na stronie internetowej konferencjaucho.pl

6. Przetwarzanie danych osobowych

Działając na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia (UE) Parlamentu Europejskiego i Rady Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. L 119 z 4.5.2016), zwanego dalej „GDPR”, niniejszym informujemy:

6.1. Organizator (pełna nazwa i adres znajduje się w pierwszej części Regulaminu) jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z rejestracją i uczestnictwem w Konferencji. Dostawca elektronicznych usług płatniczych jest kontrolerem danych osobowych przetwarzanych w celu uiszczenia opłat rejestracyjnych.

6.2. Dane osobowe podlegające przetwarzaniu obejmują dane dostarczone w ramach procedury rejestracji (w tym imię i nazwisko, adres zamieszkania, adres e-mail uczestnika Konferencji i płatnika).

6.3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu zawarcia, wykonania lub rozwiązania umowy o uczestnictwo w Konferencji pomiędzy jego Organizatorem a Uczestnikiem w ramach zawartej umowy lub w ramach działań wykonanych przed zawarciem umowy [Artykuł 6 (1) (b) GDPR]. W razie potrzeby Organizator przetwarza dane osobowe w celu zagwarantowania realizacji uzasadnionych interesów Organizatora lub stron trzecich, co w szczególności dotyczy wykonywania roszczeń prawnych lub obrony w sporach sądowych [art. 6 ust. 1 lit. f) RODO]. W odniesieniu do przetwarzania danych, obowiązki Organizatora obejmują również wypełnianie ustawowych obowiązków związanych ze zobowiązaniami podatkowymi, a także obowiązki sprawozdawcze i dokumentacyjne w odniesieniu do organów rządowych [art. 6 ust. 1 lit. c) RODO]. Dane osobowe uczestnika Konferencji (takie, jak wykorzystanie wizerunku) mogą być również przetwarzane na podstawie jego zgody. Taka zgoda może być wycofana w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na legalność przetwarzania, które miało miejsce przed cofnięciem zgody i będzie skuteczne od momentu wycofania zgody [art. 6 ust. 1 lit. a) RODO].

6.4. Dane osobowe Uczestnika Konferencji i/lub Płatnika nie będą udostępniane innym podmiotom, z wyjątkiem osób upoważnionych przez prawo do uzyskiwania takich danych oraz podmiotów będących współorganizatorami Konferencji, dostawcami elektronicznych usług płatniczych, a także podmiotów zaangażowanych w organizację Konferencji, na przykład przedstawicieli hoteli i firm ochroniarskich.

6.5. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne do zakończenia procesu rejestracji i uczestniczenia w Konferencji.

6.6. Dane osobowe podane we wniosku rejestracyjnym, które następnie zgodnie z Regulaminem zostały odrzucone, zostaną natychmiast usunięte.

6.7. Organizator nie przekazuje danych osobowych osobom lub organizacjom spoza Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Organizator przetwarza i przechowuje dane osobowe przez okres niezbędny do wypełnienia zobowiązań umownych i ustawowych. Jeżeli dane osobowe nie są już wymagane do wypełnienia zobowiązań umownych i ustawowych, dane te będą usuwane w regularnych odstępach czasu, chyba że (tymczasowe) dalsze ich przetwarzanie jest konieczne w celu spełnienia ustawowych obowiązków dotyczących przechowywania dokumentacji, jak określono w prawo.

Dowody w celu dochodzenia roszczeń prawnych lub obrony roszczeń prawnych są przechowywane przez okres niezbędny do wykonania takich roszczeń. Zasadniczo okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych wynosi, zgodnie z polskim kodeksem cywilnym, do 10 lat. Jeśli dane są przetwarzane w uzasadnionym interesie Organizatora lub w uzasadnionym interesie osób trzecich, zostaną usunięte, gdy taki uzasadniony interes przestanie istnieć. Istnieją jednak pewne wyjątki od tej reguły, określone w przepisach prawa.

6.8. Dane przetwarzane na podstawie zgody zostaną usunięte z efektem ex nunc po unieważnieniu takiej zgody, chyba że ma zastosowanie jeden z wyjątków przewidzianych w ustawie.

6.9. Zgodnie z art. 22 RODO nie stosujemy żadnych automatycznych procesów decyzyjnych w trakcie zawierania, wykonywania lub rozwiązywania umowy o uczestnictwo w Konferencji. Jeśli będziemy wykorzystywać takie procesy w indywidualnych przypadkach, każdy uczestnik zostanie indywidualnie powiadomiony o takim fakcie oraz o prawach związanych z takim przetwarzaniem, jeśli wymaga tego prawo.

6.10. W okolicznościach określonych przez prawo każdy podmiot ma następujące prawa:

a) dostępu do danych zgodnie z art. 15 RODO,

b) sprostowania danych zgodnie z art. 16 RODO,

c) usunięcia danych zgodnie z art. 17 RODO,

d) ograniczenia przetwarzania zgodnie z art. 18 RODO,

e) sprzeciwienia się przetwarzaniu danych zgodnie z art. 21 RODO,

f) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony danych Osobowych, gdy uczestnik uzna, ze przetwarzanie jego danych narusza przepisy RODO.

W odniesieniu do prawa dostępu i prawa do usunięcia, zastosowanie mają ograniczenia, o których mowa w art. 15 ust. 4 RODO i art. 17 ust. 3 RODO, a także inne ograniczenia określone w obowiązujących przepisach prawa krajowego. Uczestnik Konferencji ma również prawo złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego (art. 77 RODO).

W celu skorzystania z praw do ochrony danych lub w przypadku jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt na adres: daneosobowe@inz.waw.pl